A Importância dos Sistemas de Informação numa Empresa

As empresas atuam num mercado cada vez mais concorrencial, onde a necessidade de adaptação acontece de uma forma cada vez mais repentina. Neste sentido os empresários necessitam cada vez mais da informação em tempo real, informação essa que lhes possibilite a tomada de decisão, baseada em factos concretos e precisos. Esta informação constituirá a base da sua estratégia, com o objetivo da obtenção de uma vantagem competitiva sustentável.

Até à bem pouco tempo, as empresas tinham um sistema de informação para cada área de negócio, cada um com o seu hardware e software. Estes sistemas eram ineficientes, eram muito dispendiosos e sobretudo a informação não era apresentada como um todo.

Os sistemas de gestão ERP (enterprise resource planning), vieram suprir esta necessidade, permitindo aos gestores visualizar, monitorizar, medir e gerir todos os processos num único sistema que poderá incluir a gestão dos recursos humanos, finanças, produção, comércio eletrónico, CRM (Customer Relationship Management), entre outros. A sua utilização não só veio contribuir para os gestores terem acesso a toda a informação relativamente à sua organização, como também veio fornecer a informação de suporte à tomada de decisão em tempo real.

Até à bem pouco tempo, a maioria das empresas tinha sistemas de informação não integrados que apenas suportavam as atividades das áreas funcionais individuais do negócio. As empresas tinham um sistema de informação para o marketing, outro para a produção, outra para a área financeira, cada um com o seu hardware e software. Estes sistemas eram ineficientes, eram muito dispendiosos e sobretudo a informação não era apresentada como um todo.

Nos dias de hoje e face à concorrência crescente do mercado global, as organizações têm procurado implantar estratégias de qualidade, de racionalização do processo de produção, de redução de custos, de introdução de novas tecnologias, de investimento em novos equipamentos, em marketing, nos recursos humanos e na ampliação das suas redes de distribuição. Todo este processo obrigou as empresas a trabalhar a informação de forma mais eficiente e dinâmica. Com isto a informação passou a ser um recurso valioso para as organizações.

As necessidades de informação por parte das organizações são cada vez maiores, fazendo com que estas tenham obrigatoriamente de adaptar os seus processos de negócio, de adotarem uma postura de constante aprendizagem e de constante antecipação. Todos estes fenómenos obrigaram os gestores a saber lidar com a complexidade e com o processo de tomada de decisão num curto espaço de tempo, que pode resultar em ganhos ou perdas significativas para as suas empresas.

Os sistemas de gestão ERP, permitem aos gestores visualizar, monitorizar, medir e gerir todos os processos num único sistema, graças à integração dos mais diversos departamentos da empresa, é possível a automatização e o armazenamento de informações fornecendo uma visão global sobre toda a organização. A sua utilização não só veio contribuir para os empresários terem acesso a toda a informação relativamente à sua organização, como também veio minimizar a probabilidade de perda de informação e a dificuldade em cruzar dados de gestão.

Os Sistemas ERP surgem como sistemas de gestão que permitem gerir os recursos de uma organização de forma integrada, automatizando a maioria dos departamentos ou funções, de modo a tornar a informação disponível em tempo real, Themistocleous et al., (2001), Ilfinedo e Nahar, (2006). Estes sistemas disponibilizam aos decisores uma visão da situação da organização, uma visão global em cada um dos seus departamentos, Ross e Vitale, (2000) e uma visão ao longo de toda a cadeia de valor (interna e externa), Shang e Seddon, (2002). Estes sistemas permitem também um controlo de todas as operações do negócio, racionalizando os processos, aumentando a eficiência e reduzindo os custos, Fernandes, (2009) e Hayman (2000).

Os sistemas de ERP, tornaram-se uma ferramenta comum entre as empresas, trazendo com eles resultados significativos, possibilitando a integração das informações em uma única base de dados e a produção de relatórios em todos os níveis hierárquicos da organização, por meio de cruzamento de dados, Shiose et all. (2012).

O processo de funcionamento dos sistemas ERP é relativamente simples e resume-se pela existência de uma base de dados, que recolhe e alimenta esses dados em aplicações organizadas por módulos, apoiando a generalidade das atividades da empresa. À medida que nova informação é inserida no sistema, toda a informação relacionada é automaticamente atualizada, Davenport (1998).

Os investimentos por parte das empresas em tecnologia de informação, têm vindo a aumentar de forma significativa, permitindo a estas, criar novas estratégias de armazenamento e controle de informação. Este investimento é visto pelas empresas como um processo que trás resultados positivos para as organizações. Meireles (2021).

Segundo Klaus et al. (2000), a principal característica de um ERP é a forma como a informação é integrada. Esta apenas é inserida uma única vez num dos módulos e fica imediatamente disponível em todo o sistema. A informação fica organizada por forma a poder ser utilizada em tempo real, nos vários departamentos servindo de suporte à tomada de decisão, melhorando assim a qualidade e precisão da informação.

O mesmo autor, define ERP como sendo um sistema integrado de informação, que atua sobre uma base de dados que está centralizada numa plataforma comum, ajudando assim na utilização eficaz dos recursos da organização, facilitando o fluxo de informações entre todas as áreas.

De uma forma geral, o sistema ERP, não é mais do que uma plataforma de software, que foi desenvolvida com o objetivo de integrar as diversas áreas das organizações, permitindo superar os problemas associados à difusão de dados pelos diversos sistemas ligados a diferentes áreas, onde os resultados das informações utilizadas trazem efeitos melhores e maiores do que um sistema isolado, Resende e Abreu (2006).

Num mundo complexo e em constante mutação onde as empresas operam, é necessário uma antecipação das necessidades dos clientes internos e externos da empresa. Neste sentido torna-se necessário uma permanente atenção dos gestores à forma como estão a decorrer as suas atividades e em que medida a estratégia da empresa está a ser realizada ou comprometida. Os gestores precisam dispor de informação de modo quase permanente, para poderem agir eficientemente.

A tecnologia de informação tem transformado a forma de trabalho de diversos setores da sociedade, sobretudo no que diz respeito à rapidez de informação.

Integrar todos os sistemas de uma organização tráz resultados satisfatórios, uma vez que os seus benefícios ultrapassam largamente os seus malefícios. A tendência é que a tecnologia seja vista como um elemento fundamental na estratégia das organizações, organizações essas que procuram aceitação e permanência num mercado cada vez mais competitivo.

Implementar em sistema ERP, torna-se assim um importante caminho a ser seguido. A integração de todos os sistemas de todas as áreas da organização, fornece a informação necessária em tempo real como um todo, ajudando na qualidade dos produtos e serviços, contribuindo assim para a satisfação e fidelização do cliente. Esta informação também é indispensável para a tomada de decisão.

Nuno Militão

Professor/Consultor de Gestão estratégica e Financeira